Суббота, 23 Февраль 2008 09:53

Культура переписки. Адресаты письма

Автор
Оцените материал
(0 голосов)
При отправке писем необходимо заполнить поля адресатов (кому отправляем письмо). Разные почтовые клиенты устроены по разному, однако, формат писем предполагает, что мы можем использовать три типа адресатов:
  • ТО
  • СС
  • BCC
Что они означают и для чего используются?

В поля адресатов To, CC, BCC помещаются как отдельные персональные адреса, так и списки рассылки (персональные или корпоративные).

Использование списков рассылки предпочтительней, так как персоналии меняются и, если мы будем отправлять письма на их адрес, важная информация может быть потеряна. В компаниях за составлением и поддержанием в актуальном состоянии списков рассылки обычно следят ответственные лица. Практически все почтовые клиенты поддерживают возможность создания списков рассылки. Пользуемся этим.

Если письмо представляет интерес не для всех адресатов списка рассылки, то следует использовать индивидуальные адреса, чтобы другие члены рассылки не получали не интересующий их почтовый мусор.

Удобно использовать адресные карточки из адресной книги, которые можно создавать практически в любом почтовом клиенте (например, Outlook Contacts, если Вы используете Outlook).

Адресаты To

В поле To вносятся те адресаты, к которым непосредственно обращается автор письма, реакции которых на это письмо он ожидает.

При ответе на письмо в этом поле, как правило, всегда бывает адресат письма, на которое пишется ответ. Исключением может быть ответ на письмо, которое вызвало обсуждение (дискуссию). По правилам ведения дискуссии, требуется ответить на последнее письмо дискуссии, но, если нужно ответить на одно из предыдущих писем дискуссии, то именно его автора следует вставить в поле To, а остальных перенести в поле CC, если непосредственно к ним содержание ответа не относится.

Адресаты СС

В поле CC вносятся адресаты, которым направляется не само письмо, а его «копия» (CC – Carbon Copy). Адресатам CC полезно знать о содержимом письма, но от них не ожидается непосредственного действия. Например, при обращении с просьбой или поручением к сотруднику другого отдела в поле CC должен стоять начальник его отдела. Это поможет и адресату, поскольку выполненная им по просьбе автора письма работа зачтется его начальником, и самому автору, поскольку он мог не знать, что адресата по какой-то причине нет на рабочем месте, а его начальник в этом случае перешлет письмо другому сотруднику, который сможет выполнить просьбу.

Если в письме задается вопрос, ответ на который будет интересен другим сотрудникам, то их следует также поставить в CC, поскольку ответ (по правилам ведения переписки обычно Reply All) будет отправлен и им также, и автору письма не нужно будет этот ответ пересылать.

Если в ходе переписки ее участники не могут придти к общему мнению, то в поле CC полезно вставить компетентное лицо, которое при желании может вмешаться в дискуссию и направить ее в правильное русло.

Адресаты BCC

Адресаты BCC используются в случае, если автор письма не хочет привлекать внимание адресатов к тому, кому посылается эта «скрытая копия», либо не хочет, чтобы при стандартном ответе Reply All письмо было отправлено этому адресату.

Если же «скрытый» адресат отвечает на письмо, то автор исходного письма может оказаться в неловком положении, поскольку некоторые рассматривают наличие скрытой копии как нарушение норм открытости и доверия. Вместо использования BCC можно использовать перенаправление письма.

Прочитано 8961 раз

Похожие материалы (по тегу)

Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии
  • Сказы о родной речи для малышей и их родителей. Оглавление

    В книжке «Сказы о родной речи для малышей и их родителей», написанной доктором медицинских наук, профессором В.А.Бушмелевым, по профессии детским хирургом, в популярной форме излагается информация о русском языке и речи, систематизированная и адаптированная для дошкольников и учащихся начальных классов. Read More
  • CSG - твердотельное моделирование 1

    Подход к представлению тел Один из подходов описания трехмерных объектов называется Constructive Solid Geometry (CSG) или по русски: твердотельное моделирование.Идея подхода проста: тела можно представлять в виде комбинации других тел при помощи операций объединения, пересечения, вычитания и т.д. Read More
  • Курносый куб (snub cube) и его курносые звездчатые формы

      Курносый куб (Snub cube) относится к категории курносых архимедовых тел. Имеется всего две курносые разновидности архимедовых тел: курносый куб и курносый додекаэдр. В этой статье речь идет о зведчатых формах курносого куба.Поэкспериментировать с симметриями Курносого куба - давнишняя моя мечта. Из бумаги склеить такой многогранник просто. Можно, например взять шесть квадратов и подклеить к ним 32 треугольника. Схема сборки очевидная. Для создания компьютерной модели необходимо рассчитать координаты вершин многогранника. Read More
  • Tessera 3D Pro

    Игра Tessera3D является трехмерной разновидностью легендарного тетриса. Развивает пространственное воображение и реакцию.   Read More
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4