В поля адресатов To, CC, BCC помещаются как отдельные персональные адреса, так и списки рассылки (персональные или корпоративные).

Использование списков рассылки предпочтительней, так как персоналии меняются и, если мы будем отправлять письма на их адрес, важная информация может быть потеряна. В компаниях за составлением и поддержанием в актуальном состоянии списков рассылки обычно следят ответственные лица. Практически все почтовые клиенты поддерживают возможность создания списков рассылки. Пользуемся этим.

Если письмо представляет интерес не для всех адресатов списка рассылки, то следует использовать индивидуальные адреса, чтобы другие члены рассылки не получали не интересующий их почтовый мусор.

Удобно использовать адресные карточки из адресной книги, которые можно создавать практически в любом почтовом клиенте (например, Outlook Contacts, если Вы используете Outlook).

Адресаты To

В поле To вносятся те адресаты, к которым непосредственно обращается автор письма, реакции которых на это письмо он ожидает.

При ответе на письмо в этом поле, как правило, всегда бывает адресат письма, на которое пишется ответ. Исключением может быть ответ на письмо, которое вызвало обсуждение (дискуссию). По правилам ведения дискуссии, требуется ответить на последнее письмо дискуссии, но, если нужно ответить на одно из предыдущих писем дискуссии, то именно его автора следует вставить в поле To, а остальных перенести в поле CC, если непосредственно к ним содержание ответа не относится.

Адресаты СС

В поле CC вносятся адресаты, которым направляется не само письмо, а его «копия» (CC – Carbon Copy). Адресатам CC полезно знать о содержимом письма, но от них не ожидается непосредственного действия. Например, при обращении с просьбой или поручением к сотруднику другого отдела в поле CC должен стоять начальник его отдела. Это поможет и адресату, поскольку выполненная им по просьбе автора письма работа зачтется его начальником, и самому автору, поскольку он мог не знать, что адресата по какой-то причине нет на рабочем месте, а его начальник в этом случае перешлет письмо другому сотруднику, который сможет выполнить просьбу.

Если в письме задается вопрос, ответ на который будет интересен другим сотрудникам, то их следует также поставить в CC, поскольку ответ (по правилам ведения переписки обычно Reply All) будет отправлен и им также, и автору письма не нужно будет этот ответ пересылать.

Если в ходе переписки ее участники не могут придти к общему мнению, то в поле CC полезно вставить компетентное лицо, которое при желании может вмешаться в дискуссию и направить ее в правильное русло.

Адресаты BCC

Адресаты BCC используются в случае, если автор письма не хочет привлекать внимание адресатов к тому, кому посылается эта «скрытая копия», либо не хочет, чтобы при стандартном ответе Reply All письмо было отправлено этому адресату.

Если же «скрытый» адресат отвечает на письмо, то автор исходного письма может оказаться в неловком положении, поскольку некоторые рассматривают наличие скрытой копии как нарушение норм открытости и доверия. Вместо использования BCC можно использовать перенаправление письма.